Sistema de atendimento no WhatsApp com IA para contabilidade: cada pedido no setor certo.
No escritório de contabilidade, o WhatsApp é a porta de tudo. Segunda via de guia, dúvida de holerite, nota que o cliente não sabe emitir, abertura de empresa. Chega tudo no mesmo número, muitas vezes no celular do contador. No fechamento do mês, as mensagens se acumulam e a resposta atrasa.
Na BuildBot, um agente de IA atende esse número primeiro. Ele entende o pedido, responde às dúvidas de rotina com o material do escritório e passa o resto para o setor certo, com um resumo. Sem aquele chatbot de menu com “digite 1 para fiscal”. O cliente escreve do jeito dele, e o agente separa.
- Preciso da 2ª via da guia de setembro.Vai para o setor Fiscal
- Minha funcionária entra de férias dia 10.Vai para o setor Pessoal
- Quero abrir uma filial em outra cidade.Vai para o setor Societário
- Quando sai o balanço deste ano?Vai para o setor Contábil
Ilustração. Pedidos fictícios.
Como o agente organiza o escritório
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Separa por setor.
Fiscal, departamento pessoal, contábil e societário. Cada pedido chega para quem cuida dele, já com o assunto marcado.
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Responde às dúvidas de rotina com o seu material.
Lista de documentos para abrir empresa, passo a passo para emitir nota, prazo de entrega de documentos e horário de atendimento. Tudo o que o escritório definiu.
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Resume antes de passar.
Exemplo: “Padaria Teste pede a 2ª via da guia de setembro. Setor fiscal.”
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Organiza quem quer contratar.
Quem quer abrir empresa ou trocar de contador responde algumas perguntas: atividade, cidade e número de funcionários. Depois vai para o funil, com a reunião marcada.
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Lembra o prazo.
Na data que você escolher, uma campanha com modelo aprovado avisa os clientes que autorizaram: “Envie as notas do mês até o dia 5.”
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Vários atendentes no mesmo número.
Até 3 pessoas no Essencial, 8 no Profissional e 20 no Empresa. O cliente fala com o escritório, não com o celular de alguém.
Documento sensível vai pelo canal certo
A política do WhatsApp para empresas não permite pedir na conversa o número completo de documento pessoal, de cartão ou de conta bancária. O agente segue a regra. Quando o pedido envolve extrato ou documento pessoal, ele indica o canal que o escritório usa, como portal, e-mail ou pasta, e avisa o setor.
O sigilo também é dever do contador, no código de ética da profissão. Na BuildBot, cada pessoa vê só o que precisa: o acesso restrito esconde telefone, e-mail e CPF do contato. Quem fez o quê fica registrado, e o login tem verificação em duas etapas.
O que ele não faz
Não emite guia, não emite nota e não acessa o sistema contábil nem o portal do governo. É configurado para não dar orientação tributária: dúvida de enquadramento, imposto ou folha vai para o contador, com o resumo.
Como fica no WhatsApp do escritório
Segunda,
- Paula Fictícia, 7:50: Bom dia! Preciso da guia do Simples de setembro, perdi o e-mail. E como eu emito nota para um cliente novo?
- Contabilidade Exemplo, 7:50: Bom dia, Paula! Para emitir a nota, siga o passo a passo do escritório, neste link: Como emitir nota. Se travar em algum campo, me diga qual. A guia de setembro eu passei para o setor fiscal, que responde a partir das 8h.
- Paula Fictícia, 7:51: Obrigada!
O que o agente fez
- Marcou o assunto: 2ª via de guia
- Respondeu: passo a passo da nota
- Passou para: fiscal, com resumo
Ilustração. Escritório, pessoa e empresa fictícios.
Plano indicado para contabilidade
- Essencial
- R$ 297/mês
- Profissional
- R$ 597/mês
O Essencial, R$ 297 por mês, já separa por setor, com 3 pessoas da equipe e 2 números ou contas. Para reuniões na agenda, funil de novos clientes e lembretes de prazo, o plano é o Profissional, R$ 597, com 8 pessoas.
Teste por 7 dias, guiado pelo WhatsApp e sem cartão. No teste, o agente fala só com a sua equipe. A Implantação Expressa, de R$ 497, monta o agente com os seus setores, os passo a passo do escritório e as perguntas que mais chegam.
As mensagens do WhatsApp são cobradas pela Meta, à parte.
Perguntas de contadores
O agente emite guia ou nota?
Não. Ele recebe o pedido, marca o assunto e passa ao setor. Ligar o agente a um sistema do escritório entra no plano Empresa, se o sistema tiver uma forma de conexão. Se precisar de algo sob medida, quem faz é a DevUp Sistemas.
O cliente pode mandar arquivos pelo WhatsApp?
Pode mandar nota, recibo e arquivos do dia a dia. Tudo fica na conversa, no painel, com o assunto marcado. Para extrato e documento pessoal, o agente indica o canal seguro do escritório.
Dá para separar o atendimento por setor ou por pessoa?
Dá. Cada setor tem as suas pessoas e o seu horário. Um setor pode ser uma equipe ou um só contador.
Como fica no fechamento do mês?
O agente responde às dúvidas de rotina na hora e manda o resto já separado e resumido. Cada plano inclui conversas com a IA por mês. Se acabarem, o atendimento não para: as conversas vão para a equipe.
A mensagem de prazo é paga?
É. Mensagem que o escritório inicia, como lembrete de prazo, usa um modelo aprovado e é cobrada pela Meta, à parte, desde a primeira. Só recebe quem autorizou.
Veja como ficaria no seu escritório.
Mande uma mensagem. A gente mostra o agente com exemplos de contabilidade e tira as suas dúvidas.
Atende escritórios de advocacia também? Veja a página de escritórios de advocacia.
O agente faz parte da plataforma de atendimento multicanal com IA da BuildBot: WhatsApp, chat do site e outros canais no mesmo painel.
BuildBot é uma marca da DevUp Sistemas, empresa de Marília-SP aberta em 2019. Suporte de gente pelo WhatsApp, de segunda a sexta, das 8h às 18h.
Por equipe da DevUp Sistemas. Atualizado em .